ניהול זמנים נכון בעבודה

ניהול זמנים נכון בעבודה

ניהול זמנים בעבודה

למרות שיום עבודה סטנדרטי אורך כ-9 שעות, עדיין רבים מאיתנו לא מצליחים להספיק כל המשימות עד לדד-ליין המבוקש. הבעיה אינה נעוצה בכמות השעות היומית אלא בניהול הזמנים. המטרה של עובדים רבים, לרבות מנהלים ובכירים, היא למצות את שעות העבודה עד תום ולהספיק כמה שיותר משימות במעט זמן, ועדיין רבים מאיתנו מתקשים לעמוד במטרה הזו. ובכן, כך תנהלו זמנים באופן המיטבי:

ניהול זמנים בעבודה

רשימת משימות מסודרת

תכנון יסודי של הפרויקט כולל בין היתר, את תכנון המשימות הרלוונטיות אליו. ערכו רשימה מסודרת של כל המשימות העתידיות והפעולות שיש לבצע בכדי לצלוח את הפרויקט. לאחר מכן יש לסדר את המשימות לפי זמני ביצוע ולהתחשב בפרק הזמן שייקח לסיים את המשימה וברמת הדחיפות שלה. חלקו את המשימות לימים מסוימים וקחו מרווח זמן הגיוני לביצוע כל משימה. סדר וארגון מובילים לעבודה יסודית, כך שאם תעבדו בצורה זו, תצליחו להימנע מעבודה כפולה או תקלות בתהליך. חזרו על פעולה זו מידי חודש\שבוע ותכננו לעצמכם את לוח הזמנים האישי בהתאם.

השתמשו בתוכנות בענן ואפליקציות

התקדמות הטכנולוגיה הביאה עמה התפתחויות רבות גם בעולם העסקים. בעוד שבעבר ניהול החשבונות נעשה באופן ידני עם אמצעים פיזיים שתפסו מקום בחלל העבודה, הרי שכיום ניתן לנהל את העסק דרך תוכנות בענן, לרבות אפליקציות. מעבר לזה, ניהול זמנים יעיל יכול להיעשות גם באמצעות פתרונות CRM, שכן ניהול הלקוח ותיעוד השיחות עמו, יתאפשר מכל מקום, גם אם אינכם מול המחשב. באמצעות אפליקציות ייעודיות לניהול העסק ותוכנות בענן, תוכלו להתעדכן בכל מה שנוגע לעסק מכל מקום בו תהיו, משמע – חסכון בזמן. אם בעבר, עובדים נאלצו לחכות ליום למחרת כדי לבדוק מידע בנוגע לעסק, הרי שכיום הבדיקה יכולה להיעשות באופן מידי, בכל רגע ומכל מקום.

נוהגים בדרך לעבודה? זה בדיוק הזמן לנהל שיחות טלפון (בדיבורית!)

מנהלי לקוחות, מנהלים בכירים ואנשים שנמצאים בקשר מתמיד עם ספקים, בהחלט יכולים לנצל את זמן הנהיגה לשיחות טלפוניות, בדיבורית כמובן. תארו לעצמכם שאת השיחות הללו תצטרכו לנהל במהלך שעות העבודה, הרי שהן עשויות להימשך זמן רב ולעיתים אף לגזול את זמן הטיפול במשימות בהולות. אם אתם חייבים לנהל את שיחות הטלפון במהלך שעות העבודה, הקציבו מראש זמן מדויק לשיחות הטלפוניות ועדכנו על כך את הצד השני.

בדקו 3 פעמים ביום את תיבת הדואר האלקטרוני

הנטייה הרווחת של עובדים רבים, היא לבדוק את תיבת האימייל שלהם מידי שעה או שעתיים. מעבר על מיילים באופן יעיל יתבצע 3 פעמים ביום: בזמן ההגעה למשרד, לפני\אחרי ארוחת הצהריים ובטרם עזיבת המשרד. כך למעשה תוכלו לטפל באופן מרוכז בכל המיילים שהתקבלו ובכל המשימות הנכנסות בזמן קצוב, מבלי להפריע לרצף העבודה.

ניהול יומן ולוח זמנים

נהלו את לוח הזמנים שלכם ביומן (ידני או ממוחשב – זה לא משנה), כך תדעו באילו ימים אתם בפגישות, מתי עליכם לצאת מוקדם מהמשרד ומהם ימי החופש העתידיים שלכם. שלבו ביומן אירועים אישיים ומקצועיים כך תוכלו לסנכרן ביניהם ולהספיק את משימותיכם הן במישור האישי והן במישור המקצועי. לעיתים אנשים נוטים לקבוע פגישות ומשימות מבלי להתחשב בלוח הזמנים האישי שלהם, מה שמוביל לביטולי פגישות דחיית משימות ואי עמידה במטרות.

 

ניהול זמן אפקטיבי ויעיל יסייע לכם להגיע לתוצאות מהר יותר, להיות ממוקדים במטרה שלכם ולנצל כל רגע בכדי להספיק את כל המשימות החודשיות. ניהול זמן באופן המיטבי דורש תכנון, יסודיות ומיקוד, שכן כך תוכלו לעבוד באופן יעיל ופרודוקטיבי.

Facebook
Google+
Twitter
LinkedIn
Pinterest
יונית לוי-נחשון

יונית לוי-נחשון

יונית לוי-נחשון מעבירה סדנאות, הרצאות וחוגים בכל רחבי הארץ לצורך התנהלות פיננסית נכונה וכלכלת הבית. יונית היא בעלת תואר שני בתחום מנהל עסקים מאוניברסיטת בר-אילן, ובעלת מספר תעודות בתחום ייעוץ השקעות וכלכלה. בזמנה הפנוי היא מקדישה את זמנה לכתיבת מאמרים בנושאי צרכנות, קריירה ועוד

השארת תגובה